労務管理システムのおすすめ10選！価格や用途別に徹底比較

「労務管理システムって何？」
「システムを導入したらどんな風に効率化するの？」
「自社に合うシステムが見つからない」

企業の人事業務に携わっている方の中には、このような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

近年ではペーパーレス化も進んでおり、システムによる業務効率化の重要性は理解している方も多いでしょう。
とはいえ、「労務管理システム」という言葉は聞いたことがあっても、どんな機能があるのか、どのように業務が効率化するのかまでは分からない方もいるかもしれません。

そこでこの記事では、労務管理システムの基礎知識やおすすめのシステムについて解説します。
この記事を読むことで、自社に合うシステムを見つけられるでしょう。ぜひ最後までお読みください。

労務管理システムとは？

労務管理システムとは、従業員の労働に関するさまざまな業務を効率化するシステムのことです。
企業の人事業務に関する、以下のような業務の手間やコストを省くことができます。

• 労働時間の管理
• 労使関係管理
• 給与管理
• 社会保険や福利厚生の加入管理
• 安全衛生管理

これらの業務は、数字などの管理が必要で、法律が関わっていることからもミスが許されません。
また従業員が多い企業や社員の入れ替わりが激しい企業にとっては、負担が大きくなる傾向があります。

労務管理システムを導入する大きな目的として、業務効率化が挙げられます。
従来では書類のやり取りが紙ベースで行われていましたが、人力での書類作成には時間がかかります。
また、その分人件費がかかることからも、労務管理システムをはじめとしたシステムを用いた方が効率的です。

システムの導入によって少ないリソースで業務をこなせるようになれば、人件費も削減できます。
さらにシステムによってミスが減るので、手戻りもなくせるでしょう。

労務管理システムを活用するメリット

労務管理システムを導入することで、企業は以下のようなメリットを得られます。

• 書類作成の手間を省ける
• 勤怠管理を効率化できる
• 不正の防止になる
• 行政への提出が簡単になる

これらのメリットを理解することで、目的意識を持ってシステムを導入できるようになるでしょう。
労務管理システムを導入しようか迷っている方は、ぜひメリットを確認してみてください。

ここからは、それぞれのメリットについて解説します。

書類作成の手間を省ける

１つ目のメリットとして、書類作成にかかる時間を短縮できることが挙げられます。

システムを導入することで、給与振込口座のような大切な個人情報を、従業員が自分で端末から入力することが可能です。
従来のように、担当者が情報を転記する必要がありません。手作業での入力がないので、担当者によるミスもなくなるでしょう。

紙の書類を扱わないことにより、受け渡しの手間も省略可能。部署をまたいで受け渡す必要もないので、より手続きがスピーディーになりますよ。

帳票作成の際は、システムに登録された情報を元に自動作成も可能なので、年末調整や不要手続きなどの書類作成が簡単に。システム側に情報が登録されているので、引き継ぎも簡単です。

こうした特徴から、部署のリソース不足や人件費などの問題も解決できるのは大きなメリットでしょう。

勤怠管理を効率化できる

労務管理システムによって、勤怠管理を効率化できることもメリットの1つです。

中には、勤怠管理を出勤簿やタイムカードなど、手書きで記録を残している企業もあるでしょう。
この場合、書き間違いがないかチェックしたり、修正したりする業務が発生します。
手作業になるほどミスが発生しやすくなるので、業務にかかる手間が多くなることも。

打刻管理機能があるシステムを導入すると、上記のような手作業がなくなります。
システムにもよりますが、IDやスマートフォン、パソコンから打刻ができるので、記入ミスが発生しません。そのため、手戻りも少なくなるでしょう。

また打刻の記録はシステム内でデータとして残るので、集計も簡単。勤務時間の合計もシステムによって計算できるのも魅力のひとつです。

不正の防止になる

労務管理システムのメリットとして、社員による不正防止を期待できることも挙げられます。

勤怠管理を出勤簿やタイムカードで管理していると、本人以外の人が打刻できます。
こうした性質から、実際には出勤していないのに打刻するといった不正が発生する可能性があるのです。

システムを導入すれば、こうした不正を防止できます。
たとえば、本人しか知らないIDやパスワードを用いることで、不正を働くことが難しくなるでしょう。
ほかにも、顔認証や指紋認証などの生体認証を導入したシステムなら、不正ができません。

さらに、システムによってはGPSに対応しているシステムもあります。営業部など社外からの出勤・退勤にも対応できるでしょう。

行政への提出が簡単になる

電子申請に対応しているシステムなら、行政への提出を簡略化できます。

たとえば、担当者が書類を提出するために役所やハローワークへ行く必要がありません。
書類の提出がインターネット上で行えるので、これまでよりもスピーディーに進められるでしょう。
万が一書類に不備があったとしても、システム上で修正できるため、書類のやり取りが発生しません。

なお、システムを用いなくても政府による電子総合窓口「e-Gov」から申請が可能です。
ただし、操作が複雑で扱いにくいことから、普及していないことも事実。

こうした事情を踏まえると、労務管理システムを導入した方が業務効率化につながります。

労務管理システムの基本機能

労務管理システムでよくある機能は以下の通りです。

• e-Gov外部連携API対応
• マイナポータル申請API対応
• 電子申請への対応
• 帳票の自動作成
• 入退社の手続き
• ワークフロー機能（承認・申請機能）
• マイナンバー管理機能
• 年末調整機能
• 出勤・シフト・労働時間の管理
• 打刻機能
• 有給管理・休暇管理
• 経費精算
• 交通費計算
• Web給与明細

たとえば、総務省による電子申請窓口「e-Gov」や、マイナポータルと連携できる機能があれば、書類提出が簡単になります。
ほかにも、出勤・シフト・労働時間の管理や打刻機能があるシステムも存在します。

事業内容と照らし合わせ、どんな機能を取り入れれば効率化できるのか考えることが重要です。

労務管理システムのタイプ

労務管理システムには、大きく分けて2種類のタイプが存在します。

タイプ別に特徴を知ることで、自社がどんなタイプを選べばいいのかが分かるでしょう。

ここからは、それぞれのタイプについて解説します。

特化シリーズタイプ

特化シリーズタイプとは、特定の機能を専門にしたシステムのことです。
たとえば、Web給与明細・給与計算に特化したシステムや勤怠管理・有給休暇管理に特化したシステムなどがあります。

特化シリーズタイプを利用するメリットは、コストを抑えながらペーパーレス化を進められることです。
必要な機能だけを取り揃えていることから、汎用パッケージタイプに比べると安く導入できます。

商品によっては、各機能をシリーズ展開しているものもあります。
必要に応じて機能を追加できるため、お試し感覚で導入してみるのもいいでしょう。

こうした特徴から、システム化したい業務が決まっている企業や、低コストで導入したい場合におすすめです。

汎用パッケージタイプ

汎用パッケージタイプとは、人事業務に必要な基本的な機能を取り揃えたシステムです。
給与計算や勤怠管理など、さまざまな業務に対応しています。

汎用パッケージタイプを導入するメリットは、システム1つで人事業務に関する複数の業務に対応できることです。
入退社手続きから打刻申請管理、給与計算などを効率化できます。

こうした特徴から、汎用パッケージタイプとは複数の業務を効率化させたい企業におすすめです。

労務管理システムの選び方

労務管理システムを選ぶ際は、以下5つのポイントを意識してみましょう。

• 自社に必要な機能を洗い出す
• 使用しているシステムと連携できるか確認する
• 電子申請（e-Gov）ができるか
• 従業員情報はどのように入力するか
• 料金を確認する
• 試験導入で社内評価を確認する

これらのポイントを意識することで、自社に合うシステムを選べるでしょう。

ここからは、それぞれのポイントについて解説します。

自社に必要な機能を洗い出す

はじめに、自社にとってどんな機能が必要なのか洗い出しましょう。
システムによって対応している業務や帳票が異なります。
機能を洗い出す際は、以下のポイントを意識してみてください。

上記のポイントをチェックし、1つの業務のみ、あるいは2～3程度の業務を効率化したい場合は特化シリーズタイプがおすすめです。
一方で、複数の業務を効率化したい場合は汎用パッケージタイプがいいでしょう。

使用しているシステムと連携できるか確認する

システムを導入する前に、現在使用しているシステムと連携できるか確認することも大切です。
既存システムをそのまま使用できれば、コストを抑えながら効率化を進められます。

たとえば、現在使用している給与計算システムと外部連携できれば、勤怠管理機能と連動することで給与計算がより効率的になります。

こうした特徴から、CSV出力に対応しているかどうかも確認しておくといいでしょう。
CSV出力によって、データ入力の手間を省略できます。

このように、労務管理システムは外部連携することで、今の業務方法のまま効率化することができます。
業務内容が大きく変更することもなくなり、担当者の負担も軽減します。

電子申請（e-Gov）ができるか

電子申請（e-Gov）に対応していれば、社会保険や労働保険に関する手続きが簡単になります。
その都度役所まで足を運ぶ必要がなくなるので、余った時間をそのほかの業務に充てられるでしょう。

ただし、労務管理システムによって帳票フォーマットが異なることが注意点です。
また、システムによっても対応範囲が異なります。
その例として、健康保険手続きが協会ごとにできるかどうかはシステムによって差異があります。

システムを選ぶ前に、自社が利用したい帳票フォーマットに対応しているか確認しておきましょう。

従業員情報はどのように入力するか

従業員情報の入力方法によっては、業務にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。

たとえば、システムによっては入社前に必要な手続きに関して入力フォームをメールで送信できます。
従業員情報を自分で入力してもらい、データとして保存することで集計や転記の手間がなくなります。

また、年末調整に必要な記入事項を「はい・いいえ」の選択肢で簡単に入力してもらうことも可能です。

料金を確認する

労務管理システムの利用料金についても確認が必要です。
利用料金は、一般的に以下4つの要素によって決定します。

• 会社規模・従業員数
• 特化シリーズタイプ・汎用パッケージタイプ
• オプション
• サポート有無

労務管理システムは、会社規模が大きいほど料金が高くなる傾向です。
また、特化シリーズよりも、汎用パッケージタイプの方が機能が多いことから、高く設定されていることがあります。

料金設定としては、主に3パターンあります。

予算を組みやすいのは、請求額が決まっている月額固定です。
一方で、使った分だけ支払えるのは月額従量課金です。
どちらもメリットがあるため、予算に応じて選ぶといいでしょう。

試験導入で社内評価を確認する

労務管理システムは始めから本格的に導入するのではなく、試験導入して社内評価を確認しておきましょう。
導入前後でイメージとギャップがあると、継続して利用できない可能性があるからです。

試験導入の際は、労務担当者はもちろん、従業員にも使用してもらうといいでしょう。
入社手続きや経費申請など、必要な作業がスムーズにできたかヒアリングすると分かりやすいです。

このように、機能や料金だけでなく、社内評価も踏まえることで会社全体での業務効率化に繋げられます。

各サービスのホームページでは、導入実績や口コミを掲載していることもあるので、そちらも合わせて確認してみるといいでしょう。

【汎用パッケージ】おすすめ労務管理システム5選

汎用パッケージでおすすめの労務管理システムは以下の通りです。

ここからは、それぞれのシステムの特徴を紹介します。

freee人事労務

freee人事労務では、アラート機能でタスクを可視化できます。そのため、従業員の東急変更などイレギュラーな業務にもミスなく対応できるようになります。
機能について分からないことがあれば、サポートデスクで相談可能です。プランによっては電話でも対応してくれるので、操作に不安がある方も安心です。
freeeでは機能について学べる習熟コンテンツが用意されています。解説セミナーまであるので、初心者でも導入できます。

e-AMANO人事届出 サービス

e-AMANOは、給与ソフトで計算したデータをCSVで取り込むことが可能です。従業員はパソコンまたはスマートフォンから確認できます。

従業員情報は、招待メールを発行するだけで収集できます。そのため、入社手続きが効率的にできるでしょう。

30日間の無料トライアルがあるので、試験導入が可能です。実際の画面を確認しながら操作できるため、現場の声をもとに判断できるでしょう。

クラウドハウス労務

導入の際は、専属スタッフからサポートを受けられます。システム導入に不安がある方でも、その都度解決できるでしょう。

クラウドハウス労務は社用アドレスや社用PCがなくても、個人のパソコン・スマホからも利用可能です。そのため、小規模企業や駆け出しの企業でも利用できます。

ISMSの国際規格 ISO27001を取得していることから、情報が外部に漏れないような仕組みを構築していると判断できます。

SmartHR

SmartHRは、40種類以上の外部サービス連携に対応しています。勤怠管理サービスやクラウド給与計算ソフトにも対応しているので、既存の従業員情報を移行できます。

サポートコンテンツがあるため、疑問をすぐに解決できるでしょう。それでも解決できない場合は、専門スタッフが対応してくれます。

SmartHRには15日間の無料トライアルがあります。実際の機能を確認できるため、従業員の反応を身ながら検討できるでしょう。

KING OF TIME

KING OF TIMEでは、CSVインポートによる給与ソフト連携が可能です。各種給与システムにインポートすることにより、連携できます。

年3回のシステムバージョンアップでは、法改正やお客様からのご要望などを反映して機能を追加します。追加費用は一切かからず、そのまま利用可能です。

30日間無料体験があるので、導入前に確認できます。

【特化シリーズタイプ】おすすめ労務管理システム5選

特化シリーズタイプでおすすめの労務管理システムは以下の通りです。

ここからは、それぞれの特徴について解説します。

ジンジャー人事労務

ジンジャー人事労務では、課題に合わせてサービスを選べます。部署単位の課題だけでなく、部署を横断した課題まで対応できるので、会社全体の効率化を図れるでしょう。

企業独自で管理している情報から、各企業共通のあらゆる情報をまとめて管理できます。そのため、さまざまな管理フォーマットの作成が可能です。

データ活用の基盤を構築できることも特徴的です。企業が持つ情報を集約することで、今後の施策に必要なデータもカバーできるでしょう。

オフィスステーション労務

オフィスステーション労務を利用すれば、システム内にあるデータからそのまま電子申請ができます。手書きの場合に比べると、およそ93%短縮できます。

年末調整、給与明細、有休管理、勤怠管理など、好きな機能をいつでも拡張できます。企業の成長段階や予算に応じで追加できるでしょう。

お問い合わせ解決率100%を謳っており、質問や課題にはシステム開発チームとの連携を実施します。そのため、初心者でも安心です。

マネーフォワード

マネーフォワードでは、AIがビッグデータを元に勘定科目を提案します。使うほど入力・仕訳が簡単になるため、業務効率化を実現できるでしょう。

WindowsとMacに対応し、パソコンだけでなくスマートフォン・タブレットにも対応しています。マルチデバイス対応なので、場所を問わず利用できるでしょう。

データはクラウドに自動保存されるので、データが消える心配がありません。万が一パソコンが壊れても、データを利用できます。

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは電子申請対応しているので、e-Govとの連携が可能です。役所まで行く必要がなく、ボタン一つで書類提出ができます。

アラート機能により、従業員へ情報入力を催促できます。満了日をメールで通知できるので、入力忘れを防止できるでしょう。

マイナンバー管理・収集の機能があります。社内はもちろん、取引先のデータも管理できるので安心です。

社労夢Company Edition

社労夢Company Editionでは、各種マイナンバー管理システムと連携ができます。そのため、二重入力やご登録の心配がありません。

電子申請ができるため、ハローワークでの手続きが簡単になります。大量の申請処理も、一括で対応可能です。

アラート機能によって手続き漏れを防止できます。初回申請時に1年分の予約設定をすれば、自動化ができるでしょう。

労務管理システムを導入時の注意点

最後に、労務管理システムを導入する際の注意点をお伝えします。注意点は以下の6つです。

• 管理者・利用者の声を反映しないと逆に負担が増える
• データ連携ができないと修正が増える
• サーバーに不可がかかりすぎるとダウンする
• セキュリティ基準を満たしたシステムを利用する
• 会社規模に合わないと使いにくく感じる
• 会社の勤務形態に対応していないと効率化できない

これらの注意点を知ることで、自社に合わないツールを選ぶリスクを回避できるでしょう。ここからは、それぞれの注意点について解説します。

管理者・利用者の声を反映しないと逆に負担が増える

試験導入によって管理者・利用者の声を反映しないと、かえって負担がかかることがあります。システムを利用するのは担当者であり、現場でないと分からないこともあります。

たとえば、営業担当者が打刻機能を利用するには、社外でもアクセスできる機能が望ましいでしょう。外部からアクセスできないと外回りや出張の際に正しくログを残せません。

正確に打刻できないと、その都度修正や手戻りが発生し、業務が増えてしまいます。管理者にも負担がかかるため、試験導入による現場の声を反映してシステムを選ぶようにしましょう。

データ連携ができないと修正が増える

給与計算システムや人事管理システムなど、外部のシステムとデータ連携できないと、修正が増える可能性があります。

たとえば、給与管理システムとの連携ができていないと、給与計算のたびにデータ出力し、インポートしなければならないでしょう。かえって業務効率が下がることもあるので、使用しているシステムと連携できるか確認することが大切です。

サーバーに不可がかかりすぎるとダウンする

データ通信量によっては、サーバーに不可がかかりすぎてダウンする可能性があります。会社規模や従業員数に応じでシステムを選びましょう。

なお、労務管理システムでは提供形態が大きく分けて2種類あります。

オンプレミス型とは、自社サーバーにシステムをインストールする形態のことです。既存のシステムとも連携しやすく、カスタマイズ性が高いです。自社サーバーにインストールできることからも、従業員が1,000人以上の企業に向いています。

クラウド型とは、自社サーバー不要で利用できる形態のことです。比較的安価で利用できることから、中小企業に向いています。

セキュリティ基準を満たしたシステムを利用する

労務管理システムにどんなセキュリティ対策があるのか確認が大切です。労務管理業務では、従業員の個人情報を扱います。不正アクセスが生じると、悪意ある第3社に漏洩するかもしれません。

安全に利用するためにも、自社のセキュリティ基準を満たしたツールを導入しましょう。たとえば、JIS Q 15001認証の個人情報保護システムを使用していたり、マイナンバーを暗号化したりしているシステムだと安心です。

会社規模に合わないと使いにくく感じる

会社規模に合わなっていないと、使いにくく感じる場合があります。機能が豊富にそろっていても、不便に感じる場合もあるので注意しましょう。

大規模企業がシステムを導入する際、安価なシステムを導入すると必要な機能が使えないケースがあります。また従業員数に対応していないと、システムを使えない人が出てくるでしょう。

小規模企業がハイスペックなシステムを導入しても、機能を持て余す可能性があります。無駄なコストが発生するため、結果的に損するでしょう。

このように、便利さだけに着目するのではなく、自社の規模に合っているか意識することも大切です。

会社の勤務形態に対応していないと効率化できない

会社の勤務形態に対応しているシステムを選ぶことも注意点のひとつです。会社によって、以下のようにさまざまな勤務形態があります。

• 正社員
• アルバイト
• パート
• フレックス
• 夜勤シフト
• 直行
• 直帰

これらの勤務形態に対応していないと、勤務時間を正確に集計できなくなるでしょう。もし自社独自の就業規則があるなら、カスタマイズ可能なシステムを選ぶといいでしょう。

まとめ

労務管理システムを導入する目的は、従業員の労働に関するさまざまな業務を効率化することです。紙ベースで書類を管理していると、情報入力やプリントアウト、書類の引き渡しなどさまざまな業務が発生します。電子化によってこれらの業務がなくなり、余ったリソースをほかの業務に充てられるでしょう。

労務管理システムには、大きく分けて特定の機能を専門にした「特化シリーズタイプ」と人事業務に必要な基本的な機能を取り揃えたシステムである「汎用パッケージタイプ」の2種類があります。企業の成長段階や現場のニーズ、予算に応じて選ぶことで、自社に合うシステムが見つかるでしょう。

これから労務管理システムを導入する担当者の方は、ぜひこの記事でご紹介したポイントを参考にしてみてください。

参考：勤怠管理システム14選を徹底比較！機能・特徴・料金などまとめました
参考：SaaS・ITサービスの比較サイトならkyozon