アポ取りとは？メールや電話での攻略法やおすすめの交流会も紹介

「アポ取りを上手にしたいけど、なかなかうまくいかない……」
「アポをたくさん取っている人はなにか特別なことしているのかな……」

上記のような悩みを抱えていませんか？

サービスや商品の案内をするときや、誰かと会話をするための時間を作るときにはアポ取りは欠かせません。

とくに営業職の場合は、仕事を行うためにアポ取りスキルが重要です。

そこでこの記事では、アポ取りはどのように行うべきなのか、メールや電話のコツについて紹介します。

経営者や決裁者のアポ取りに役立つおすすめの交流会も解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

アポ取りとは？

アポ取りとは、「アポイントメント（面会などの約束）を取る」の略称です。

ビジネス用語として使用されますが、顧客に対して商談をしたり訪問をするためにアポ取りを行います。

営業職は、とくにアポ取りスキルが重要で、アポイントメントが取れなければ商談や訪問などができず、成果をあげるのが難しいです。

ビジネスシーンではアポ取りスキルが欠かせないため、電話やメールでアポ取りをする際にはさまざまなポイント・コツを意識しながら連絡を入れましょう。

アポ取りの方法4選

アポ取りの一般的な方法として、以下の4つが挙げられます。

• メール
• 電話
• 問い合わせ
• 飛び込み

メールは、資料や名刺から情報を取得して相手にツールを利用して送る方法ですが、件名や内容に工夫しないとアポイントを取るのは難しいです。

また、電話に関しても相手の時間を制約している状態になるため、短めで内容がわかりやすく伝える必要があります。

ほかにも、お問い合わせフォームからアポイントの連絡を入れたり、直接企業や住宅に訪問してアポイントにつながるアクションを行う方法があげられます。

さまざまな方法でアポ取りは可能ですが、コツを押さえてアクションしていくことが重要です。

メールでのアポ取りのコツ4選！例文やポイントを解説

メールでアポ取りを行う際に押さえたいコツは、以下の4つです。

• 件名に用件を入れる
• Re：をつけて返信する
• 連絡の内容を事前にまとめておく
• 相手に手間がかからないようにする

それぞれのコツを解説していきます。

コツの最後にはメールでアポ取りをする際の例文もご紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

件名に用件を入れる

メールでアポ取りするときは、まず件名にどのような用件で連絡を入れたかわかるようにしましょう。

たとえば、用件が入っていないメールは、どのような理由から連絡してきたのかわからないため、開く必要があります。

件名がかかれていない場合は、重要な連絡ではないと判断されて開いてもらえないケースも少なくありません。

しかし、件名に用件を入れておくことで、どのような理由から連絡を送ってきたのか理解してもらいやすく、メールを開いてもらいやすいです。

開いてもらえなければアポ取りは始まらないため、まずは件名に用件を入れてどのような連絡なのかを相手にわかるようにしましょう。

Re：をつけて返信する

相手からのメールに返信する際にアポ取りを行いたい場合は、「Re：」を付けて返信しましょう。

「Re：」は「Reply（返信）」や「Response（反応）」などの略称とされていますが、メールの「返信する」ボタンを押すと「Re：」が自動的に付きます。

Re：が付いていることで相手は「新規のメール」なのか「返信」なのかの判断しやすいです。

連絡を繰り返し取るときは、返信を押すほど「Re：」が付くため、1つだけになるように2個以上は削除するようにしましょう。

連絡の内容を事前にまとめておく

メールでアポ取りするときは、連絡の内容を事前にまとめておき、相手が読みやすい状態を作りましょう。

アポ取りのためのメールを送ったとしても、話が右往左往している状況では結局なんのことを伝えたいのか理解してもらえません。

そのため、連絡を入れる際には内容を事前にまとめておき、わかりやすいようにしておくとよいでしょう。

相手に手間がかからないようにする

アポ取りのメールを送る際は、相手が日程をしやすい状態にしましょう。

たとえば、以下の内容であれば日程調整を行いやすいです。

面会や話を聞いてもらえる日付の欄だけに希望時間帯を入れてもらう状態をメール内で作っておくことで、相手は日程の返信がしやすいでしょう。

相手に手間を掛けないようにすると気遣いができるという印象を作れるため、面会前から好印象を持ってもらえます。

メールでアポ取りをする際の例文

メールでアポ取りをする場合は、次のような内容がおすすめです。

アポ取りのメールを作成する際には、「件名」「宛名」「挨拶」「簡単な自己紹介」「用件」「日程調整」「署名」を入れましょう。

相手に対する返信に合わせて日程調整を行う場合や、実際に面会したことがある場合は、連絡や面会に対するお礼を本文の最初に入れるのもおすすめです。

電話でのアポ取りのコツ6選！例文やポイントを解説

電話でアポ取りをする際に押さえたいコツは、以下の6つです。

• 相手の行動リズムを把握しておく
• 話にかかる時間を相手に伝える
• 電話した理由をわかりやすく伝える
• 話の内容・要点を短くまとめる
• 1トーン上げた声ではっきりと話す
• アポイントが取れなくてもお礼を伝える

それぞれのコツと例文を解説しているので、参考にしてみてください。

相手の行動リズムを把握しておく

電話でアポ取りを行う際には、相手の行動リズムを把握しておきましょう。

たとえば、相手が忙しい時間帯に電話をかけても、相手にしてもらえない可能性があります。

忙しい時間よりも手が空いている時間帯にかけることで、相手にも余裕があるため話を聞いてもらえる可能性が生まれるでしょう。

事前に手が空きやすい時間を聞いておくか、電話をした際に忙しそうであれば余裕がある時間帯を聞くと行動リズムがわかるためおすすめです。

話にかかる時間を相手に伝える

電話でアポ取りをする際には、簡単な自己紹介のあとに話にどのくらいの時間がかかるか相手に伝えると良いでしょう。

たとえば「5分だけお時間いただけませんか」という言葉を添えることで、相手にそのぐらいの時間ならという気持ちになってもらえます。

相手に話にかかる時間を伝えていない場合は、いつまで話すかわからず、話をする前に断られてしまう可能性が高いでしょう。

そのため、電話でアポ取りをする際には、相手にどのくらいの時間がかかるか伝えるのがおすすめです。

電話した理由をわかりやすく伝える

電話でアポ取りをするときは、電話した理由をわかりやすく伝えましょう。

どのような内容で電話をかけてきたのかわからない場合は、不信感を抱かれやすいです。

電話した理由を伝えることで、相手の警戒心を解くことができます。

話にかかる時間を伝えたあとは、電話した理由をわかりやすく話しましょう。

話の内容・要点を短くまとめる

電話でアポイントメントを取る際には、話の内容や要点を短くまとめましょう。

相手は、忙しい時間をあなたに割いて話を聞いてくれています。

話を聞いているのにもかかわらず、要点がまとめられていないと相手にストレスを与えてしまう可能性があります。

そのため、電話をかける前に話の内容や要点を短くまとめておくようにしてください。

1トーン上げた声ではっきりと話す

普段よりも1トーン上げた高い声で話すことで、相手に内容が伝わりやすいでしょう。

高い声と低い声では、聞き取りやすさが異なります。

普段よりも高い声で話すことによって、聞き取りに集中する相手のストレスを軽減することが可能です。

相手にしっかりと伝えるためにも、ゆっくりはっきりを意識しながら1トーン高い声で会話してみてください。

アポイントが取れなくてもお礼を伝える

アポ取りのために電話をしたとき、アポイントメントが取れなかった場合でも相手にお礼を伝えましょう。

相手は忙しい時間にもかかわらず、時間をかけてあなたの話を聞いてくれています。

また、お礼を伝えることによって「相手も話を聞いてよかった」という気持ちになりやすいです。

「時間があるときは話しても良いかな」という気持ちになる可能性もあるので、次につなげるためにも電話をしたあとは「話を聞いてくれた」「時間を割いてくれた」ということに対してお礼を伝えましょう。

電話でアポ取りをするときの例文として、以下がおすすめです。

【新規顧客】

【既存顧客】

電話でアポ取りを行うときは、次の流れで進めるのがおすすめです。

1. 挨拶
2. 自己紹介
3. 何の話で電話をかけたのか
4. 話にかかる時間
5. 説明
6. 日程調整
7. お礼

電話をかけるときは、事前に話の内容をまとめておきましょう。

アポ取りの成功率アップで活用したい3つのサービス・ツール

アポ取りの成功率を高めたいときにおすすめのサービス・ツールは以下の3つです。

• 経営者交流会
• 営業支援ツール
• テレアポリスト作成ツール

それぞれどのようなサービス・ツールなのか解説していきます。

経営者交流会

経営者交流会は、決裁者や経営者と人脈を作りたい時におすすめです。

交流会を通して人脈を作れるだけでなく親睦も深められるため、アポイントメントが取りやすいでしょう。

交流会は「経営者のみ」や「決裁者のみ」が多いですが、中には会社員OKの場所もあります。

新しい事業を展開したい場合や、業界の情報収集・アドバイスを受けたい場合に向いているでしょう。

営業支援ツール

アポ取りを行う際には、顧客情報などがわかる営業支援ツールの活用もおすすめです。

たとえば電話やメールをする際に、相手の情報がわかっている場合とわかっていない場合では、話の振り方・切り返しの仕方が変わってきます。

営業支援ツールの中には「どのタイミングで会ったのか」「どのような話をしたのか」「会話をして何回目か」などがわかります。

アポ取りの成功率を高めたい場合は、営業支援ツールの活用を検討してみてください。

テレアポリスト作成ツール

既存客だけでなく見込み客などもまとめておきたい場合は、テレアポリスト作成ツールがおすすめです。

見込み客と既存顧客をまとめておくことで、魅力的なサービスやサポートが出たタイミングでアポ取りの連絡を入れられます。

最適なアプローチをするためにも、テレアポリストは作成しておきましょう。

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経営者のアポ取りにおすすめの交流会3選

経営者のアポ取りにおすすめの交流会は、以下の3つです。

• AKEY会
• CLIPTOKYO
• 異業種交流会TACT

それぞれどのような交流会なのか解説していきます。

AKEY会

AKEY会（エーキー会）は、経営者のアポ取りをしたい場合におすすめです。

月額25,000円の費用がかかりますが、月に約40回の交流会が開催されています。

また、1回の交流会は約1時間程度で、朝・昼・晩の時間帯に分けて開催されているためタイミングを見つけて参加しやすいです。

有名企業や上場企業の経営者を招いて話し合いなども行うため、経営者の人脈を広げたい方に向いているでしょう。

CLIPTOKYO

CLIPTOKYOは、業種や肩書き関係なく参加できるビジネスに特化した交流会です。

同業者や異業種の方と出会えるため、さまざまな方と知り合って人脈を広げたい方に向いています。

プロのアナウンサーが進行を務めてくれるので、初めて交流会に参加する方にも向いているでしょう。

一人ひとり自社の魅力を伝える時間をもうけてくれるほか、親睦を深めやすい環境が整っています。

業者のつながりを作りアポ取りに活かしたい場合は、CLIPTOKYOをチェックしてみてください。

異業種交流会TACT

異業種交流会TACTは、異業種の方とつながりを作りたいときにおすすめの交流会です。

事業拡大のための連携可能な企業と出会いたい場合や、販路を広げるために役立つ企業とつながりたい方に向いています。

交流会を通して親睦を深めやすいため、アポ取りが行いやすいでしょう。

女性限定やフリーランス限定、IT・Web業界限定などの交流会もあるので、目的の業種の方と出会いやすいです。

まとめ：アポ取りのコツを押さえて商談につなげよう

サービスや商品を販売する際には、アポ取りが重要になります。

アポ取りもただ連絡するだけではなく、「話を短くまとめる」や「相手の手間にならないようにしていく」などを意識すると良いでしょう。

交流会に参加すると親睦を深められるため、事業拡大などに役立つ経営者や決裁者のアポ取りを行いやすいです。

アポ取りのコツを押さえて、商談につなげていきましょう。