「BtoBイベントは具体的にどのようなことをするの？」
「せっかく予算を確保したBtoBイベント、確実に成果につなげるにはどうすればいいんだろう？」
このようにお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、BtoBイベントの基本から目的別の選び方、成功事例、そして成果を最大化するためのポイントを紹介します。
BtoBイベントを開催する上で、意識したいポイントや具体的な施策なども解説しているので、BtoBイベントを開催したい方はぜひ参考にしてみてください。
BtoBイベントとは？
BtoBイベントとは、企業が他の企業を対象として開催するイベントのことです。主な目的は、自社の製品やサービスを認知してもらい、リードを獲得し、商談の機会を生み出すことにあります。
BtoBイベントは、企業間の取引を促進し、長期的なビジネス関係を構築するための重要な手段となります。
BtoCイベントとの違い
BtoBイベントとBtoCイベントは同じような目的（リード獲得、関係構築、販売促進、ブランド力向上など）ですが、大きく異なるのは運営方法です。
BtoBイベントは少人数で専門性の高い内容が中心となります。購買決定権を持つ人物との深い関係構築を重視し、論理的な価値提案と長期的な関係構築が目標となるため、セミナーやカンファレンス、商談会形式が多く採用されています。
一方、BtoCイベントは多くの一般消費者を集め、直接商品の効果を体験してもらえる点が特徴です。エンターテイメント性や視覚的な魅力を重視し、その場での購入や情報拡散を促す仕掛けが中心となります。そのため、展示会、ポップアップストア、体験型イベントといった形式が主流となっています。
両者はターゲットの特性に合わせて戦略が異なるため、イベント成功に向けてはそれぞれに適したアプローチが必要です。
BtoBイベントの主な目的
BtoBイベントは、企業間のビジネスチャンスを作ることを目的として開催されます。具体的には、以下のような目的が挙げられます。
- リード獲得
- 商談機会の創出
- 顧客との関係構築
リード獲得
BtoBイベントは、新たなリードを獲得する絶好の機会です。展示会やセミナーなどから自社の製品やサービスに興味を持つ企業担当者と直接接点を持ち、名刺交換やアンケートでリード情報を収集します。
特に大規模なBtoBイベントでは、業界全体の最新トレンドに敏感な企業担当者が集まるため、質の高いリードの獲得が期待できます。
商談機会の創出
イベントでの出会いをきっかけに、具体的な商談へとつなげることも目的として挙げられます。製品デモや個別相談会などを実施し、顧客の課題やニーズを深く理解することで、より効果的な提案を行い、商談を成約に導きます。
BtoBイベントは、潜在顧客との初期接点から具体的な商談機会を生み出す重要な場です。
イベント参加者はすでに関心を持って来場しているため、通常の営業活動と比べて商談設定の障壁が低くなります。特に、製品デモコーナーや体験型ブースでは、来場者の興味を引き出し、その場で商談予約を取り付けることができます。
顧客との関係構築
BtoBイベントでは、既存顧客との関係性を深めることも重要です。イベントを通じて感謝の気持ちを伝え、顧客にとって新たな有益な情報を提供することで関係を強化します。
また、顧客から直接意見を収集できれば自社の製品やサービスの改善に繋げることも可能です。
BtoBイベントの種類
BtoBイベントには、様々な形式があります。ここでは、代表的な次の4つを紹介します。
- 展示会
- セミナー・ウェビナー
- 交流会・マッチングイベント
- プライベートショー
展示会
展示会は、多くの企業が一堂に会し、自社の製品やサービスを展示するイベントです。来場者は、様々な企業の製品やサービスを比較検討し、情報収集することができます。展示会では、企業のブースを訪れることで、実際に製品を見たり触れたりすることができるため、参加者はより具体的なイメージを持つことができます。
また、直接企業担当者と対話することで、詳細な情報や技術的な質問にも答えてもらえるため、商談につながる可能性が高まります。
セミナー・ウェビナー
セミナーやウェビナーは、特定のテーマについて専門家や企業の担当者が講演を行うイベントです。
参加者は、最新の情報や知識を学び、自社のビジネスに役立てることができます。特にウェビナーはオンライン形式で開催されるため、地理的制約がなく、多くの参加者にリーチできる利点があります。
また、質疑応答の時間を設けることで、参加者が直接疑問を解消できる機会も提供されます。
交流会・マッチングイベント
交流会やマッチングイベントは、参加者同士の交流を目的としたイベントです。企業間の連携や協業を促進し、新たなビジネスチャンスを創出します。
これらのイベントでは、名刺交換などが行われるため、参加者同士が直接コミュニケーションを取ることができます。特に新規事業開発やパートナーシップ構築を目指す企業にとって、有益な接点です。
プライベートショー
プライベートショーは、企業が自社の顧客や特定のビジネスパートナーを招待して開催する、非公開のイベントです。
この形式では、自社製品やサービスを深く理解してもらうことを目的としており、少人数制で行われることが一般的です。参加者は特別感を覚えながら製品デモや個別相談を受けられるため、商談につながる可能性が高まります。
また、顧客から直接フィードバックを得ることもでき、自社の改善点やニーズを把握する良い機会となります。
BtoBイベントを主催するメリット
BtoBイベントを主催することで、企業は多くのメリットを得られます。
- 成約につながるリードを獲得できる
- 新規顧客を開拓できる
- 業界トレンドを把握できる
- 顧客ニーズを把握できる
成約につながるリードを獲得できる
BtoBイベントは単なるプロモーションの場ではなく、質の高いリードを獲得できる戦略的な場です。イベントに参加する企業担当者は、自社の課題解決に向けて情報収集や具体的な解決策を探しており、すでに一定の購買意欲を持った見込み客といえるでしょう。
また、製品やサービスを実際に見て触れる体験を提供することで、オンラインでは伝わりにくい価値を直接実感してもらえる点も見逃せません。
新規顧客を開拓できる
BtoBイベントは、従来のマーケティング手法では接点を持ちにくい企業とのビジネスチャンスを創出する場として機能します。特に競合他社との差別化が難しい業界では、イベントを活用した独自性の発揮が重要です。
例えば、製造業向けソリューションを提供する企業が大規模展示会だけでなく、特定業種に特化した小規模セミナーを開催することで、ターゲットを絞った新規顧客開拓が可能になります。
BtoBイベントではさらに、バイヤーが一人ではなく複数名で来場することも多く、一度の接触で意思決定に関わる複数の部署担当者とコンタクトできる利点もあります。こうした「面」での営業アプローチが可能なのは、イベントならではの特徴といえるでしょう。
業界トレンドを把握できる
BtoBイベントは、業界の最新情報や技術動向を効率的に収集する場としても役立ちます。
大規模な展示会では、競合他社の新製品・サービスを一度に把握でき、業界全体の方向性を俯瞰することが可能です。さらに、イベントでは競合他社のブースを訪問することで、彼らの営業トークやデモの内容、来場者の反応を直接観察できるという利点もあります。
加えて、業界イベントでは顧客の声を直接聞ける点も重要です。複数の企業の製品を比較検討している顧客の質問や関心事を把握することで、市場ニーズの変化を敏感に捉え、製品開発やマーケティング戦略の調整に活かせます。
顧客ニーズを把握できる
BtoBイベントは、顧客のニーズを直接把握できる貴重な機会となります。イベントでは自社製品やサービスをPRするだけでなく、顧客との対話やアンケートを通じて、具体的な業務課題や製品に求める機能や改善点などを直接聞くことができます。
このように得られた情報は、製品開発やサービス改善に活用することが可能です。また、業界内の動向や市場トレンドについても参加者との会話から理解を深められるため、自社製品やサービスの強みを効果的にアピールし競争力を高めることにもつながります。
BtoBイベントの選び方
BtoBイベントを選ぶ際には、自社の目的を明確にすることが重要です。目的が解消されないまま選んでしまうと、イベントに期待した成果が得られない可能性があります。
次から、展示会や個別相談会などのBtoBイベントの選び方を解説します。
目的別で選ぶ
BtoBイベントには様々な種類があり、目的も異なります。目的を明確にすることで、より効果的なイベントを選び成果を最大化できます。
まだ自社の製品やサービスを知らない潜在顧客との接点を増やし、リードを獲得することが目的の場合は展示会や大規模なセミナーなど、多くの企業担当者と接点を持てるイベントがおすすめです。
具体的な商談につなげることを目的とする場合、個別相談会やマッチングイベントなど参加者同士が深く交流できるイベントが効果的です。参加企業数が限定的であるため、各企業との対話時間が長く取れ、ニーズや課題をより深く理解できます。
このように、BtoBイベントは目的によって最適な種類が異なります。自社の目的に合わせて最適なイベントを選択し、効果的な活用を目指しましょう。
認知度向上で選ぶ
ブランド認知度向上を目的とする場合は、イベントのテーマと自社のブランドイメージが一致しているかを確認することが重要です。イベントテーマが自社のブランドイメージに合致し、ターゲット層に響く内容であるかを検討しましょう。
具体的な選び方としては、まず自社のブランドポジショニングを明確にした上で、それに合ったイベントを選択します。例えば、先進的なテクノロジー企業を目指す場合は、「CEATEC」や「AI/SUM」のような、最新技術を扱う展示会が効果的です。
またブランド認知度向上のためには、単に出展するだけでなく、どのような形で参加するかも重要です。例えば業界をリードする企業としてのイメージを確立したい場合は、基調講演やパネルディスカッションへの登壇、イベントのスポンサーシップなど、より目立つ形での参加を検討するとよいでしょう。
ターゲット層で選ぶ
BtoBイベントで得られる成果は、参加者の属性によって大きく左右されます。イベントを選ぶ際には、業界、職種、役職などを考慮し自社のターゲット層が多数参加するイベントを選びましょう。
具体的な選び方としては、まず主催者から提供される過去の参加者データを確認することが重要です。多くの展示会やカンファレンスでは、業種別・職種別・役職別の参加者割合が公開されています。
例えば、製造業向けのソリューションを提供している場合、「スマートファクトリーJapan」のように製造業からの参加者が70%以上を占めるイベントを選ぶと効率的です。
また、参加者の意思決定レベルも重要な選択基準となります。経営層や上級管理職向けの製品であれば、「日経ビジネスフォーラム」や「Executive Forum」など、決裁権を持つ役職者の参加比率が高いイベントを選ぶべきでしょう。
逆に、現場の専門家が製品選定に影響力を持つ場合は、「開発者カンファレンス」や「技術者向けセミナー」など、実務担当者が多く参加するイベントの方が効果的です。
イベント選びの際は、できるだけ具体的なデータに基づいて判断することが重要です。主催者に過去の参加者プロフィールを問い合わせたり、同業他社の出展状況を確認したりするなど、事前のリサーチを怠らないようにしましょう。
BtoBイベントを成功させるためのステップ｜準備からフォローアップまで
BtoBイベントの成功は、事前の準備によって大きく左右されます。まずは集客戦略を立て、ターゲットとなる企業や参加者を明確にしましょう。
イベント前の準備
BtoBイベントを成功させるには、事前の準備が何よりも重要です。まず、イベントで何を達成したいのか（新規リード獲得、商談、ブランド認知など）明確な目標を設定しましょう。
次に、実務的な準備を進めていきます。展示ブースは来場者の第一印象を決めるため、自社の強みが伝わるデザインを心がけてみてください。製品サンプルやデモ機器の動作確認、説明資料やパンフレットの準備も必須です。配布用ノベルティも来場者の記憶に残る工夫をしましょう。
事前集客も成功のカギです。既存顧客や見込み客にメールやSNSでイベント参加を告知し、重要な顧客には事前アポイントを取っておくと効果的です。
当日の人員配置や役割分担を明確にしておきましょう。誰が受付を担当し、誰が製品説明をするのかなど、具体的に決めておくことで当日の混乱を防ぎます。名刺管理の方法や来場者情報の収集方法も事前に決めておくことが大切です。
イベント当日の動き
イベント当日は、参加者との接点を最大限に活かすため、積極的な声かけと情報提供を心がけましょう。会場に訪れる企業担当者に対して自社製品やサービスの価値を効果的に伝えることが、商談機会の創出につながります。
積極的にブースを訪れた人に話しかけ、相手のニーズや課題をヒアリングしながら的確な情報提供を行いましょう。また、通路を歩く人の視線をキャッチするような声掛けや、デモンストレーションの実施も効果的です。
来場者一人ひとりを大切にしたコミュニケーションが、イベント後のビジネス展開を左右する重要な要素となります。
- スムーズな入場とウェルカムキットの配布
- 積極的に話しかけ、興味を引く
- 製品デモや質問対応で理解を深める
- 名刺交換やアンケートで情報を得る
- イベントの様子を発信し、拡散を狙う
イベント当日は、参加者との接点を最大限に活かしましょう。
スムーズな入場とウェルカムキットの配布
参加者がスムーズに入場できるよう、受付体制を整えウェルカムキットを用意しておきましょう。キットには会社のパンフレットや名刺、特典情報などを入れると良いでしょう。
積極的に話しかけ、興味を引く
参加者には積極的に話しかけ、自社の製品やサービスについて説明し興味を持ってもらうことが大切です。相手のニーズを丁寧に聞き取り、それに応じたアプローチを心がけましょう。
製品デモや質問対応で
製品デモンストレーションを行い、実際の使用感や効果を体験していただくことで、製品への理解を深めてもらえます。また、参加者からの質問には迅速かつ丁寧に対応することが重要です。
名刺交換やアンケートで情報を得る
名刺交換はビジネスの基本です。イベントブースを訪れた方とは必ず名刺交換を行い、後日のフォローアップに活用しましょう。同時に、アンケートを実施することで参加者の意見や関心を具体的に知り、今後の戦略検討に役立てることができます。
アンケート実施の具体的な方法としては、タブレットやスマートフォンを活用したデジタルアンケートが効率的です。QRコードを配布してスマートフォンから回答できるようにすれば、来場者の負担も少なく、データ集計も容易になります。紙のアンケート用紙を用意する場合は、A4用紙1枚に収まる程度の量にし、記入台とペンを準備しておきましょう。
アンケートの内容は、「現在抱えている課題」「導入時期」「決裁権の有無」など、具体的な商談につながる質問を中心に、回答者の負担にならない程度の質問数に留めるのが効果的です。
回答のインセンティブとして、アンケート回答者にはオリジナルノベルティを提供するなどの工夫も効果的です。名刺とアンケートを紐づけて管理できるよう、名刺ホルダーやスキャンアプリの活用も検討しましょう。
イベントの様子を発信し、拡散を目指す
SNSなどでイベントの様子をリアルタイムで発信することで、会場に来られなかった人々にも情報を届け、イベントの影響力を拡大できます。
画像や動画投稿にはイベント公式のハッシュタグを活用し、業界関係者の目に留まりやすくしましょう。また、自社ブースを訪れた参加者に「このイベントについてSNSで投稿してください」とお願いし、拡散につなげることも効果的です。
会場内の参加者とは直接対話を重視しつつ、オンラインでの反響も同時に作り出すことで、イベント効果を最大化できます。
アンケートや名刺交換の実施、SNSでの情報発信
イベント中に実施したアンケートの結果や、名刺交換で得られた情報を分析し参加者一人ひとりに合わせたフォローアップを行いましょう。
またイベント開催後にSNSで速やかに情報を発信することで、参加者との関係構築を促進できます。SNSではイベントの様子や参加者からのフィードバックを共有するなど、コミュニケーションを活発化させましょう。
イベント後のフォローアップ
イベント後はリードとの関係を深める絶好の機会といえるでしょう。心を込めたお礼のメールを送り、自社製品への関心を継続してもらいましょう。
また、イベント後日にフォローアップとして個別相談会を実施し、より深い関係構築を目指しましょう。個別相談会の具体的なやり方としては、まずイベントで高い関心を示した見込み客を選定し、1社ずつの時間枠（通常30〜60分）を設けて招待します。オフィスでの対面相談会の他、オンラインビデオ会議形式でも実施可能です。
相談会では、あらかじめ相手企業の課題や関心事を整理し、それに合わせた提案資料を準備します。製品デモをより詳細に行ったり、同業他社の成功事例を紹介したりと、イベントでは伝えきれなかった深い内容に踏み込むことで、より成約につなげることが可能です。
BtoBイベントを実施する際の注意点
BtoBイベントは企業間の関係構築や、新たなビジネスチャンスを生み出す上で非常に有効な手段ですが、成功させるためにはいくつかの重要な注意点があります。
ここでは、特に留意すべきポイントを解説します。
- 効果測定が難しい場合がある
- 準備期間の確保が必要
- コスト管理の徹底が重要
効果測定が難しい場合がある
BtoBイベントでは、参加者の反応や成果を正確に測定することが難しい場合があります。特に、リードの質や商談の成約率など具体的な数値で評価するには時間がかかるため、測定期間を考慮した効果測定の計画を立てることが重要です。
企業間取引では、初回接触から契約締結までの期間が数か月から1年以上に及ぶことも珍しくありません。イベントで獲得したリードが最終的に成約に至るまでに、製品評価、社内承認、予算確保、契約交渉など複数のステップを経る必要があります。
そののため、イベント直後の反応だけでなく3か月後、6か月後、1年後の成果も含めた長期的な視点での効果測定が必要になります。
長い期間であっても1か月ごとなど定点で個別相談会の実施数や成約数などを記録し、見込み顧客ごとに状況を把握することが重要です。
準備期間の確保が必要
BtoBイベントを成功させるには、十分な準備期間が不可欠です。余裕を持ったスケジュールを立てることで、各段階での準備や調整をスムーズに行えます。イベント開催日から逆算し、各タスクに必要な時間を見積もって計画的に進めましょう。また、予期せぬトラブルに備え、準備期間に余裕を持たせることも大切です。
準備期間はイベントの規模や種類、自社の経験によって大きく異なります。大規模な展示会では多くの場合、出展申し込みが開始から数か月前に締め切られることも考慮し、少なくとも3〜4か月前から準備を始めることが望ましいでしょう。
自社セミナーなどの中規模イベントでも、会場予約や集客活動などを考えると2か月程度の準備期間は必要です。重要なのは、イベントの内容や目的に応じて必要なタスクを洗い出し、それぞれのタスク完了に必要な時間を見積もることです。
コスト管理の徹底が重要
BtoBイベント開催には費用がかかるため、徹底したコスト管理が重要です。事前に詳細な予算計画を立て、各項目の費用を明確にすることで予算オーバーを防ぎましょう。
BtoBイベントの費用は規模や内容によって大きく異なります。大規模展示会への出展では、ブース出展料だけで数十万円から数百万円かかるケースが一般的です。これに加えて、ブース設営費（デザイン料、施工費など）、制作物費（パンフレット、ノベルティなど）、人件費（アルバイトスタッフ、通訳など）、交通・宿泊費なども必要となります。
全体では数百万円から1000万円以上の予算が必要なことも少なくありません。
中小規模のセミナー開催の場合は、会場費（10万円〜50万円程度）、講師料、集客費（広告宣伝費）、資料作成費、飲食費などで、総額30万円〜200万円程度が目安となるでしょう。オンラインセミナーであれば、配信システム利用料や機材費などで、数万円〜数十万円に抑えることも可能です。
コスト削減のためには、スポンサーシップやパートナーシップを活用する方法が効果的です。業界団体や取引先企業と共同でイベントを開催したり、相互にPRし合うことで費用負担を軽減できます。また複数の小規模イベントを分散して開催するなど、予算に合わせた戦略も検討しましょう。
BtoBイベントを理解して成功させよう！
BtoBイベントは、企業間の関係構築やビジネスチャンスを広げる上で重要な手法であることがわかりました。
BtoBイベントを成功させるためには、ターゲット層を明確にし事前準備から当日のコミュニケーション、イベント後のフォローアップまで一貫して丁寧に行うことが重要です。
展示会やセミナーなど目的に応じた形式を選び、効果的に運営することで顧客満足度を高め、ビジネスの成長に繋げましょう。
